Cómo inscribir los bancos de datos personales de tu empresa

Qué cuenta como banco de datos

Un banco de datos no tiene nada que ver con un banco financiero. Es cualquier conjunto ordenado de datos de personas que tu empresa usa para una finalidad: un Excel, un ERP, un CRM, una carpeta de legajos o el disco del sistema de cámaras.

La regla práctica es un banco por finalidad, no por archivo. Si la planilla está en el sistema de RR.HH. y los legajos en papel, ambos forman el mismo banco «Trabajadores». Si usas los datos de clientes para vender y también para enviar promociones, son dos bancos con bases legales distintas.

• Colaboradores y postulantes: contratos, planilla, legajos, CVs recibidos, descansos médicos.
• Clientes: datos para vender, facturar, entregar y dar posventa.
• Prospectos y marketing: listas para enviar ofertas, que requieren consentimiento.
• Videovigilancia: grabaciones de cámaras de seguridad.
• Proveedores: contactos de personas naturales o representantes de empresas proveedoras.
• Libro de Reclamaciones, si atiendes a consumidores finales.

Qué datos pide la ficha de inscripción

Antes de entrar al portal, ten a mano por cada banco la misma información que luego va en tu Política de Privacidad. Si la ficha y la política no coinciden, el expediente pierde valor ante una fiscalización. Imprime el checklist de inscripción y parte del modelo de política de privacidad.

• Nombre del banco y finalidad concreta (para qué usas los datos).
• Categorías de datos: identificación, contacto, laborales, económicos, sensibles.
• Base legal: ejecución de contrato, obligación legal o consentimiento.
• Canal de recolección: formulario web, WhatsApp, presencial, portal de empleo.
• Plazo de conservación, por ejemplo 5 años para comprobantes por prescripción tributaria.
• Destinatarios y encargados: contador externo, courier, nube, software de planillas.
• Si hay transferencia internacional: Google Workspace, Microsoft 365, AWS u otros servidores fuera del Perú.

Paso a paso

1. 1Haz el inventario: lista cada conjunto de datos de personas y agrúpalos por finalidad.
2. 2Completa la ficha de cada banco con los campos de arriba. Declara solo lo que realmente tienes.
3. 3Ingresa a sipdp.minjus.gob.pe con el RUC de la empresa y registra cada banco.
4. 4Guarda el código de inscripción que te asigna el sistema y la constancia con fecha.
5. 5Actualiza tu Política de Privacidad para que mencione los mismos bancos, finalidades y destinatarios.
6. 6Vuelve a la ficha cada vez que cambie algo: un nuevo proveedor en la nube, un nuevo canal o una nueva finalidad.

Errores frecuentes en empresas

• Inscribir «Clientes» y olvidar Colaboradores y postulantes, que casi siempre incluye datos sensibles (descansos médicos, huella para asistencia).
• No declarar las cámaras, aunque el cartel de videovigilancia esté colgado.
• Marcar «sin transferencia internacional» usando correo de Google o Microsoft.
• Inscribir y no volver a actualizar cuando la empresa crece o cambia de software.

Cómo lo resuelve DatosPrivados

Eliges tu sector y el sistema propone los bancos típicos con la ficha ya redactada. Ajustas lo que no aplica, copias cada campo al portal SIPDP y registras el código obtenido. La política y el documento de seguridad se generan con los mismos datos, así que nunca se contradicen. Mira cómo se ve en la demo.