Checklist de inscripción de bancos de datos en el SIPDP

Se hace una sola vez y evita inscribir listas incompletas.

• Ten a mano el RUC y los datos del representante de la empresa.
• Haz el inventario: anota cada conjunto de datos de personas que usa la empresa (Excel, ERP, CRM, carpetas, cámaras).
• Agrúpalos por finalidad: un banco por finalidad, no por archivo.
• Define quién será el responsable de privacidad (nombre y correo de contacto).
• Anota los proveedores que ven datos: estudio contable, nube, software de planillas, courier, seguridad.
• Marca cuáles de esas herramientas guardan datos fuera del Perú (transferencia internacional).

Declara solo los que de verdad tienes.

• Colaboradores y postulantes: contratos, planilla, legajos, CVs, descansos médicos.
• Clientes: datos para vender, facturar, entregar y dar posventa.
• Prospectos y marketing: listas para enviar ofertas (requieren consentimiento).
• Videovigilancia: grabaciones de las cámaras de seguridad.
• Proveedores: contactos de personas naturales y representantes.
• Libro de Reclamaciones, si atiendes a consumidores finales.
• Los propios de tu sector: pacientes, alumnos, huéspedes, socios, créditos, usuarios de la plataforma.

Prepáralos antes de abrir el portal; son los mismos de tu política de privacidad.

• Denominación del banco de datos.
• Categorías de datos personales (identificación, contacto, laborales, económicos, sensibles).
• Base legal del tratamiento (ejecución de contrato, obligación legal o consentimiento).
• Plazo de conservación.
• Finalidad y usos previstos.
• Flujo transfronterizo: si usas servidores o plataformas fuera del Perú.
• Destinatarios y encargados externos.
• Canal de obtención de los datos (formulario web, WhatsApp, presencial, portal de empleo).

• Guarda el código de inscripción de cada banco y la constancia con su fecha.
• Actualiza la Política de Privacidad para que mencione los mismos bancos, finalidades y destinatarios.
• Redacta el Documento de Seguridad interno.
• Entrega el aviso de privacidad a los trabajadores y firma confidencialidad.
• Si tienes cámaras, coloca el cartel de videovigilancia en los accesos.
• Define el canal de solicitudes ARCO y quién controla los plazos.
• Prepara el procedimiento de incidentes con el plazo de 48 horas.
• Vuelve a la ficha cada vez que cambie algo: proveedor nuevo, canal nuevo o nueva finalidad.